Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của thời đại, đặc biệt là những công ty công nghệ. Và Zodiac cũng không ngoại lệ. Hiểu được điều đó, Ban chuyển đổi số “trình làng” tiện ích công nghệ chưa từng có tại Zodiac và được kỳ vọng sẽ chuyển đổi số việc quản lý nhân sự và con người.

Tháng 11/ 2021, Đề án chuyển đổi số của Zodiac đã chính thức được phê duyệt. Đây là mục tiêu lớn, là nhiệm vụ hàng đầu của Zodiac trong năm 2022. Nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, Ban chuyển đổi số đã tổ chức buổi giới thiệu chương trình “quản lý nhân sự và tài sản” dựa trên tiện ích công nghệ, giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng và chính xác.

Workshop có sự tham gia của Ban lãnh đạo cùng toàn thể các cán bộ, nhân viên Zodiac hai miền Nam, Bắc. Dưới sự dẫn dắt của chị Nguyễn Kiều Trang – Trưởng ban chuyển số và anh Lê Mạnh Tùng – Chuyên viên chuyển đổi số, khán giả đã có thể nắm bắt được sự cần thiết và tiện ích của công nghệ mới này.

Chương trình đề cập tới 4 nội dung chính gồm có: (1) Quản lý chấm công, báo vắng, nghỉ phép; (2) Quy trình phê duyệt nội bộ các đề nghị, đề xuất; (3) Quản lý nhân sự; (4) Quản lý tài sản nội bộ Công ty.

Trước đây, CBNV Zodiac thực hiện chấm công bằng máy chấm công và thực hiện báo vắng, nghỉ phép trên Bitrix gặp khá nhiều bất tiện như: không chấm công và không xem được thông tin chấm công của cá nhân mọi lúc mọi nơi, không hỗ trợ thao tác ứng dụng trên điện thoại v.v… Đặc biệt, đối với công tác quản lý chấm công, người phụ trách sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp công cho toàn bộ CBNV của Công ty.

Giờ đây việc chấm công, báo vắng, nghỉ phép sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân sự sẽ chấm công ngay trên điện thoại di động của mình. Đối với những công việc đặc thù thường xuyên đi công tác, đi gặp khách hàng, nhân sự có thể chấm công ngay tại nơi họ đang làm việc.

Đồng thời, việc mở cửa văn phòng cũng không cần sử dụng vân tay như trước, công nghệ camera AI nhận dạng khuôn mặt giúp nhân sự tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Vấn đề tiếp theo được nhắc đến là Quy trình phê duyệt nội bộ các đề nghị, đề xuất. Hiện nay, Zodiac đang tuân theo những quy trình phê duyệt có sẵn nhưng không thể tránh việc có nhiều phiên bản khác nhau, khiến quy trình không theo một thể thống nhất. Nhân viên sẽ phải thực hiện trình duyệt trực tiếp qua các cấp trên văn bản giấy. Do đó, việc chờ đợi xin đủ chữ kí cũng mất rất nhiều thời gian. Và ban chuyển đổi số có thể giải quyết được tất cả những vấn đề này.

Các quy trình phê duyệt nội bộ khai thác từ ứng dụng mới đều có mẫu chung và được tổ chức trình tự theo các cấp Lãnh đạo phê duyệt. Nhân sự có thể thao tác trình duyệt các đơn đề nghị, đề xuất trên môi trường số vô cùng nhanh chóng mà không phải gặp trực tiếp bất kỳ Lãnh đạo nào. Các trưởng bộ phận và Lãnh đạo cũng có thể duyệt ngay trên máy tính hoặc điện thoại rất nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.

Về việc Quản lý nhân sự cũng rất đơn giản và hiệu quả, cơ sở dữ liệu nhân sự được đồng bộ trên cùng môi trường sẽ giúp đảm bảo sự chính xác, minh bạch cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý. Các dữ liệu về từng cá nhân được lưu trữ tạo thành hệ thống dữ liệu giúp dễ dàng sử dụng và quản lý. Không cần phải vất vả như trước đây, mọi thông tin nhân sự đều được lưu trữ thủ công bằng giấy tờ và những thư mục tự sắp xếp trên máy tính. Những thay đổi này giúp tăng hiệu quả công việc và tạo nên hệ thống dữ liệu lớn cho công ty.

Tiện ích thứ tư, ban chuyển đổi số mang đến có thể giúp quản lý tài sản nội bộ của Zodiac một cách chính xác nhất. Bất cứ món đồ nào cũng sẽ được cập nhật đầy đủ trạng thái ngay khi được mua về và sử dụng. Chính vì vậy mọi người đều có thể quản lý tài sản được cấp cho từng cá nhân hoặc tài sản chung một cách thuận tiện.

Hiện nay, dự án chuyển đổi số nói chung và việc ứng dụng vào các nền tảng nói riêng đang được Ban chuyển đổi số gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng. Tổng giám đốc Zodiac Nguyễn Tất Đạt chia sẻ: “Sau khoảng thời gian ban chuyển đổi số làm việc, sắp tới chúng ta sẽ thấy được những thành quả đầu tiên, tất cả chúng ta sẽ cảm nhận được tính hiệu quả của nó và mong các bạn sẽ phối hợp với công ty Bluesea để triển khai và đánh giá.”

Kết lại workshop “Quản lý nhân sự và tài sản”, Trưởng ban Chuyển đổi số Nguyễn Kiều Trang cho biết: “Mục tiêu tiếp theo của việc sử dụng ứng dụng này là đến gần hơn với khách hàng và trong thời gian tới, Ban chuyển đổi số sẽ tiếp tục thực hiện các nội dung về marketing, bán hàng, quản lý khách hàng và xây dựng các cơ sở dữ liệu về khách hàng. Vì vậy dự án này rất cần sự hỗ trợ và đồng hành của tất cả các CBNV. Dù sử dụng phần mềm nào, ứng dụng công nghệ nào thì yếu tố con người luôn là quan trọng nhất. Yếu tố con người sẽ quyết định sự thành công cho hành trình này.”

Thông qua buổi workshop, Zodicers đang rất mong chờ được trải nghiệm tiện ích có một không hai này. Hi vọng trong thời gian sắp tới, hành trình chuyển đổi số của Zodiac  sẽ có được những thành quả tốt nhất để  quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và tiện nghi hơn.